Лошкарев В. Г. "Организация бизнеса с нуля"
В современной литературе управленческий учет обычно сводят к управлению ресурсами предприятия, т. е. запасами сырья и товаров, расчету себестоимости, движением сырья и товаров по складу. Для этого существуют специальные компьютерные программы управления предприятием. Это все правильно. И действительно, управление себестоимостью и ресурсами вашего предприятия — это огромная часть управленческого учета. Для вашего персонала управленческий учет на этом заканчивается. Но вы как руководитель должны смотреть вперед, в будущее вашего предприятия. Вы должны производить планирование с помощью данных управленческого учета. Именно в этом состоит истинное предназначение управленческого учета для руководителя. Вы должны определять с помощью его данных, на какой величине вам необходимо удержать себестоимость, как вы это будете делать, какими ресурсами вы обладаете, какие задачи будут у вашей организации в следующем периоде. Планирование производят обычно на год, полугодие, квартал, месяц. На месяц определяются наиболее точные цифры, конкретные задачи. На год — только общие показатели. Но они являются ориентиром. Сверяться с ними необходимо постоянно. Управленческий учет сравним с бизнес-планом. Просто бизнес-план — это проект, а управленческий учет производится на основе фактических показателей прошедшего периода. Не пренебрегайте управленческим учетом, не забрасывайте его. Он является наиболее трудным из трех видов учета (финансового, бухгалтерского и управленческого). Финансовый и бухгалтерский учеты, во-первых, оперируют только цифрами, во-вторых, они работают с уже прошедшим периодом, с готовыми данными. Управленческий учет направлен вперед — это планирование. Необходимо правильно понять имеющиеся цифры, сделать выводы, принять необходимые решения и поставить новые задачи. Я не случайно пишу про правильное понимание цифр. Даже себестоимость можно рассчитать более чем одним способом. То же относится и к затратам: какие виды затрат относить к постоянным издержкам, какие — к переменным. Вам необходимо знать логику получения цифр, откуда они берутся. Это трудно. Будут не только правильные, но и ошибочные решения, завышенные и заниженные цели. Совет тут только один — учитесь. Других рецептов нет. Главное, чтобы вы это делали. Иначе организация будет развиваться, как получится. Причем получаться может замечательно. Возможно, будет расти, как на дрожжах. Все равно необходимо научиться планировать, предугадывать ситуацию, верно анализировать имеющиеся данные и улавливать тенденции. Опять же появится хорошая привычка. При ухудшении состояния дел поможет. А то, что ситуация временами будет ухудшаться, — это я вам гарантирую. Да и жизненный опыт говорит, что все хорошее когда-нибудь заканчивается. То же самое происходит с безудержным ростом — он тоже заканчивается. И начинается та самая конкурентная борьба. Вот тут вам эта хорошая привычка и пригодится. Так что управляйте и учитывайте. 11. ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Речь пойдет о выборе программного обеспечения, предназначенного для бухгалтерского, складского, управленческого учета. Можно сказать, что это программы, предназначенные для текущей работы предприятия. В конце раздела будет дан краткий обзор справочно-правовых систем. Выбор программного обеспечения дело трудное и неблагодарное. В чем-то даже хуже, чем подбор персонала. Персонал хоть уволить можно. Причем сразу. Через минуту, как приняли. Купленную же программу уволить невозможно. Жалко уплаченных денег, привыкаешь, пугает мысль о переучивании сотрудников, неизбежных ошибках и сбоях при переносе данных в текущей работе. При этом нет уверенности, что другая программа будет работать лучше. Интенсивность работы современной организации во многом зависит от программного обеспечения. Выбранная программа должна помогать в проведении не только бухгалтерского, но и финансового и управленческого учета. При торговой, производственной или торгово-производственной деятельности происходит движение товаров, материалов. Необходим складской учет. Если вы руководите производством — нужна калькуляция, есть приход, уход, списание сырья. Часто у организаций имеются основные средства, их тоже необходимо учитывать. В сфере услуг обычно можно обойтись только выпиской первичных документов, ведение склада не требуется. Это облегчает учет, и программа может свестись только к бухгалтерскому блоку. Само ведение складского учета вручную при большом движении товара затруднительно, но основную проблему вызывает оформление документов на отпуск товара, сырья. При ручном вводе данных в накладные, а затем в счета-фактуры может быть допущено слишком много ошибок. Такой способ занимает массу времени, без компьютера никак не обойтись. В настоящий момент все программы можно разделить на специализированные и общие. Вторые еще можно назвать программами управления предприятием. Такое деление достаточно условно. И специализированные программы, и программы управления предприятий обычно состоят из блоков. Чаще всего это бухгалтерия, склад, делопроизводство, физические лица. Большая программа управления предприятием обычно имеет общую базу данных, с которой одновременно работают все блоки. Обмен данными происходит в режиме реального времени. Изменения в данных, произведенные на любом рабочем месте, тут же отражаются для всех остальных сотрудников и сразу готовы к последующей работе. При этом доступ к информации можно регламентировать. В специализированных программах каждый блок работает самостоятельно и способен передавать данные в другой блок. До момента передачи эта информация доступна только определенному отделу, т. е. возникает какая-то задержка в передаче информации. Иногда это не важно, иногда затрудняет работу. В таких программах доступ к чужим данным тоже поддается регламентированию. Блоки в специализированных программах можно соединять и получать программы управления предприятием. Есть некоторые специфические программы, например для управления гостиницей, кафе, рестораном, стройкой, формально именно их можно считать специализированными. Разница между специализированной программой и программой управления предприятием заложена в принципах создания. Специализированная программа обрабатывает и выдает данные для конкретной задачи (можно сказать, отдела). Например, блок бухгалтерии годится только для обработки и получения данных бухгалтерского учета. Блок складского учета служит для учета движения товаров и материалов. И уже при расширении предприятия, при возникновении у руководства новых требований и задач программисты увязывают между собой блоки и получают на выходе дополнительные возможности обработки информации. Программы управления предприятиями изначально ориентированы на обслуживание всей организации как единого целого, выдачу и увязку отчетов по различным группам и различным отделам, на управления деятельностью в текущий момент времени. В них по-другому организована работа программы с базами данных, хранение этой информации, взаимодействие блоков и по-иному реализована аналитика. В разработке концепции таких программ используется другой подход. Это хорошо видно в текущей работе, когда в режиме реального времени происходит изменение данных в одном блоке и это отображается в других блоках, когда запрашиваются данные по тому или иному отделу. Сказать, что программы управления предприятиями лучше, чем специализированные, нельзя, они разные — как самосвал и спортивный автомобиль. И тот и другой хорош для своих задач. Программы управления предприятиями обычно сложнее, требовательнее к машинным ресурсам и нужны далеко не всем. Обычно их эффективной работе предшествует достаточно кропотливый процесс внедрения. Производится «настройка» системы под требования организации. Часто для нее необходимо держать в штате квалифицированного специалиста по программному и аппаратному обеспечению. Здесь необходимо понимать свой бизнес, видеть перспективы его развития, разобраться, на что годится та или иная программа, что она может, насколько сложна в работе и настройках. Для этого необходимо поработать с ней хотя бы в демонстрационном режиме пару-тройку дней. Двухчасовой консультации для выбора программы мало. Ничего не запомните и не поймете, особенно если это первый опыт. Мы с бухгалтером при выборе программного обеспечения просмотрели пять-шесть программ. При этом у нас уже был опыт работы с одной программой. Все программы нам ставились в демо-версии продавцами. Каждая их них позволяла проводить определенные действия с ограничением по времени или по количеству операций. Остановились на той, которая покорила своей простотой (в том числе и экранной), логичностью и широкими возможностями. Также нам подошло, что ее можно было докупать блоками. На ней и остановились, на ней работаем до сих пор вот уже 10 лет. Как оказалось, это была программа управления предприятием. В тот момент мы об этом не знали. Отдельно об «1С». Данная программа первой массово появилась на рынке бухгалтерского программного обеспечения, имела наилучшую поддержку, оптимальную цену и конфигурацию. С той поры де-факто стала стандартом бухгалтерских программ. «1С» стыкуется с программным обеспечением налоговой инспекции, фондов. Ей обучают на всех курсах и учебных программах, посвященных бухгалтерскому учету. По ней очень много литературы и специалистов. У нее наиболее мощная техническая поддержка. Купить ее можно везде в коробочном варианте. В провинции ей альтернативы нет, да и в больших городах во многих случаях тоже. Вариантов — на любой вкус. Этой «1С:Бухгалтерия», и «1С:Предприятие», и «1С:Склад», и общепит, и кадры, и прочее и прочее. Выбор действительно есть. Предлагают ее множество организаций, так что можно поискать, у кого лучше условия. Сказать о ней что-то плохое не могу. Хорошее тоже. Знаю недостаточно хорошо. Программа как программа. Со своими преимуществами, достоинствами, проблемами и недостатками. Собирается из блоков, так как изначально возникла из программы бухгалтерского учета. Отношение к «1С» иногда противоречивое. Знаю людей, которые перешли на нее с других программ и считают наилучшей. Знаю и таких, которые ее терпеть не могут. В общем, все как обычно. В процессе выбора программы посмотреть ее нужно обязательно. Подобрать другую можно, но не всегда нужно. При выборе программы также необходимо сравнить начальную стоимость, стоимость обновления и абонентского обслуживания, возможность самостоятельного редактирования табличных и печатных форм. Обновления будут нужны достаточно регулярно. Возникают они из-за изменений в законодательстве и обычного улучшения программ. Со временем вам может потребоваться сетевая версия программы. Узнайте, сколько она стоит. Некоторые программы изначально стоят очень дешево, но обслуживание влетает в копеечку. Обязательно уточните требуемую конфигурацию компьютеров и сервера — как аппаратную, так и программную. Главное при выборе — не торопиться. Программа — не человек, никуда не денется. Вдумчиво выясняйте возможности программы, ее преимущества, недостатки, кому она предназначена. Если разбираться лень или некогда — покупайте «1С». Нужную конфигурацию подберете обязательно. Учтите, что бухгалтер, пришедший к вам, будет спрашивать про «1С». Среднее время на освоение программы — около трех недель. Специально о нелицензионных программах, или, как теперь говорят, — контрафактных. Покупать их или нет — личное дело каждого. Если с деньгами совсем туго, то, может быть, есть смысл купить нелицензионную бухгалтерию. Но это выбор только ваш. Поинтересуйтесь у знакомых, может кто-нибудь работает с такой программой. Учтите только, если произойдет потеря данных, винить будет некого. Диск с нелицензионной программой можно купить рублей за 500.
Сайт управляется системой uCoz
|