Лошкарев В. Г. "Организация бизнеса с нуля"
3. Если у бухгалтеров хватает времени, чтобы попить чая с утра, поболтать в обед, спокойно собраться с работы вечером, то их слишком много на отдел (подходит для всех отделов). 4. Не подключайте бухгалтерию к Интернету. Постоянно он им не нужен. Вообще Интернет желательно ограничить для всей организации. Определите круг лиц, которым он нужен непрерывно, для остальных поставьте одну машину, которая имеет выход в Сеть. Кому надо, тот подошел, поработал, ушел. На первое время может оказаться достаточно, потом подключите всех. Не слушайте доводов, что продвинутые организации обеспечивают всем сотрудникам выход в Интернет, что без него развитие невозможно и что именно его отсутствие не позволяет отделу (организации, сотруднику и пр.) развиваться и идти вперед семимильными шагами. Если хочется, объясняйте, что ваша организация самая продвинутая, что сейчас так делают действительно передовые организации. Но лучше ничего никому не объяснять. Приказали, и все. На объяснения последуют контрдоводы, могут убедить, а это лишнее. Можно действовать по п. 5. 5. Требуйте письменного обоснования тех или иных запросов. Например, Интернета, новых, более производительных компьютеров, сотрудников и т. п. После изучения письменного запроса всегда спрашивайте, что произойдет, если вы выполните поставленное условие? Что произойдет, если не выполните? Какую выгоду это даст? Как будет компенсирована потеря денег, если заявленная выгода не будет достигнута? Кто это оплатит? Пусть ваш любимый вопрос будет: «А зачем?» Учтите, если организация маленькая и общение достаточно близкое, то могут попытаться объяснить все устно. Не слушайте. Сразу приучайте к письменному общению. Записку уже можно будет обсуждать. Не бойтесь осуждения. Вы — директор. Хорошим для всех уже не быть, а нужная традиция появится. Потом уже никто не будет задавать лишних вопросов. Сразу будут либо писать, либо получать выговоры. Учитывайте, что вопрос о компенсации неудачного эксперимента не должен нервировать вашего сотрудника. В противном случае загубите на корню желание улучшить что-то в организации. Подбор главного бухгалтера, как и любого ведущего высокооплачиваемого специалиста, всегда проблема и повышенный риск. Поэтому, если вы знаете, что объем работы на обозримое время небольшой, есть смысл не брать сразу главного бухгалтера или бухгалтера на полный рабочий день. Иначе он станет получать зарплату за небольшой объем работы и расхолаживать своим бездельем других сотрудников. Как определить объем работ в бухгалтерии при отсутствии опыта? Необходимо с кем-нибудь поговорить, посоветоваться со знающим специалистом. Если вы боитесь, что вашу бизнес-идею украдут, то попробуйте объяснить свои проблемы, не вдаваясь в бизнес-идею. Для этого заранее спланируйте разговор — как вы будете отвечать на конкретные вопросы о характере деятельности, необходимом количестве сотрудников. Учтите, чем опытнее человек, тем конкретнее его вопросы. Не скрывайте основного вида деятельности — оптовая торговля, розничная торговля, рекламный бизнес, полиграфическая деятельность, производство химических реактивов и др. В любой отрасли есть детали, которые вы можете не уточнять. Именно они могут быть вашей бизнес-идеей. При подготовке разговора проще всего оттолкнуться от бизнес-плана. Когда будете готовы к беседе, желательно проконсультироваться не только с бухгалтером, но и с кем-нибудь из успешных бизнесменов, руководителей бизнеса. Кроме материальных достижений у них есть опыт — то, что получаешь лишь со временем и ошибками. Успехи тоже хороши, но они приносят радость и помнятся хуже, ошибки болезненны и потому эффективнее. Но желательны действительно успешные бизнесмены. Те, кто, потеряв один, два, три (достаточно) бизнеса, управляет хорошим устойчивым делом. Толковый человек (а лучше два-три) поможет вам понять объем работ для бухгалтера. Да и ваш объем работ гоже. Есть, правда, проблема. Иногда дирекция смутно представляет действительный объем бухгалтерской работы. У директора в памяти откладывается количество подписанных им документов. А они представляют собой завершение обработки документации - вершину юры бумаг. По собственному опыту знаю, что у бухгалтера очень много времени уходит на персонал, расчет зарплаты — дело сложное. Почему же я рекомендую искать консультации не только у бухгалтеров? Во-первых, подчиненный всегда рассматривает работу с позиции «сказать больше, сделать меньше». Даже из самых лучших побуждений вам все равно могут выдать неверную информацию по объему работ. Во-вторых, если такого специалиста ограничить в ресурсах (дать меньше персонала, времени), то может оказаться, что он все равно справляется, хотя говорил, что это невозможно. А ограничения накладывает именно руководство. Кроме всего прочего, необходимо понимать, что даже маленькая организация имеет основные проблемы большого предприятия. Поэтому вам в любом случае нужен главный бухгалтер, который знает и умеет все. Просто масштабы деятельности другие, объем работ другой. Соответственно проблем и затрачиваемого времени меньше. Дополнительного персонала не нужно, и уровень зарплаты может быть ниже, чем в большой организации. Ведь с меньшими объемами работ справляться легче, ошибок и переделок меньше. Но специалист все равно нужен опытный и знающий. При ведении упрощенной системы налогообложения (УСН) объем бухгалтерской работы меньше. Стоит такая услуга дешевле, чем ведение классического бухгалтерского учета. Если понятно, что для одного бухгалтера, тем более главного, какое-то время будет мало работы, то рассмотрите возможность взять бухгалтера по совместительству или встать на обслуживание в специализированной организации. Если все же берете бухгалтера при не очень большом объеме работ, то назовите его просто бухгалтером или старшим бухгалтером. Меньше будет проблем с амбициями. Повысить сотрудника в должности никогда не поздно. При этом главным бухгалтером совершенно спокойно можете числиться вы, в том числе и при совмещении с функциями генерального директора. Для этого необходимо издать соответствующий приказ. При поиске бухгалтера, естественно, поинтересуйтесь сперва у знакомых. Желательно, чтобы эти знакомые представляли действительный уровень квалификации рекомендуемого специалиста. Это важно. Человека могут рекомендовать из самых лучших побуждений, чтобы помочь ему. Ему, а не вам. Поэтому попытайтесь выяснить и почему его рекомендуют ваши знакомые, и чем занимается и занимался рекомендуемый бухгалтер. Можно искать по объявлениям в газете. Предложений по ведению бухучета по совместительству предостаточно. Проблема одна — как определить квалификацию соискателя? Мне попадались бухгалтеры, которые сводили и сдавали балансы, путаясь в счетах бухгалтерского учета. Это все равно, что буквы в алфавите путать. И такой человек вам может попасться. Конечно, если бухгалтер работает в должности главного бухгалтера, риск резко снижается. Особенно при длительном стаже работы на этой должности. Желательно выбирать такого. Спрашивайте на просмотр трудовую книжку. На слово верить не обязательно. Не стесняйтесь и не бойтесь этого. Еще вариант — это способная молодежь, которой нужен опыт, запись в трудовой книжке и которая работает за гораздо меньшие деньги, чем бухгалтер с большим стажем. Таких молодых да ранних необходимо экзаменовать и контролировать, но можно получить хорошего, способного и перспективного специалиста. При приеме на работу молодого сотрудника планируйте увеличение зарплаты по мере роста его квалификации. Альтернативой главному бухгалтеру в штате предприятия являются центры бухгалтерского обслуживания, аудиторские и консалтинговые компании. Открываете справочник или газету в разделе «Бухгалтерские услуги» и начинаете звонить. Цены меняются в зависимости от объема работ и амбиций данных центров. Но обычно это все равно в полтора-два раза дешевле, чем содержание собственного персонала. Отрицательной чертой такого обслуживания является то, что вашей организацией занимаются только в отчетный период. Как в поговорке: «От сессии до сессии живут студенты весело». То же относится и к бухгалтерам. От отчета до отчета бухгалтеры тоже живут относительно спокойно. Следовательно, и дела вашей организации больше будут волновать сторонних специалистов в период подготовки к отчетам, расчета заработной платы и уплаты налогов. Ошибки при таком подходе конечно, возможны. Но также их может допустить и ваш штатный бухгалтер. При работе с обслуживающими организациями хорошо держать в штате обычного бухгалтера невысокой квалификации, который будет обрабатывать всю первичную документацию, а сведение баланса поручить фирме. Если главный бухгалтер будет приходящим (совместитель) либо это будет обслуживающая организация, заранее решите с ними вопрос о консультациях, возникающих у вас в текущей работе. Простые вопросы можно задавать по телефону. Узнайте, кому можно звонить, в какое время. Желательно в рабочее, когда актуален вопрос. Вопросы будут самые неожиданные. Предугадать их трудно. Лучше отправлять вопросы по факсу, получать ответы также по факсу в письменном виде. Можно пользоваться электронной почтой, но тогда у вас не будет папки с перепиской. Хорошим подспорьем бухгалтеру служит справочно-правовая компьютерная система (СПС), такая как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс». Желательно приобрести. Много информации есть в Интернете. Более подробно о программах смотрите в разделе «Выбор программного обеспечения». Радует то, что основные вопросы обычно возникают на начальном этапе деятельности организации. Месяц, два, максимум три. Потом все входит в колею. Бухгалтерия вообще вещь весьма формализованная. Изобретать там ничего не приходится. Необходимо просто знать, как что делается. Приходящий бухгалтер (совместитель) или обслуживающая организация обязательно должны сдавать вам кроме готовых документов (балансов, ведомостей на зарплату) еще и оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета. Если главный бухгалтер в штате, он тоже должен их вести. Они будут необходимы в случае смены бухгалтера. Данные ведомости являются основой для составления баланса. На основании их новый бухгалтер быстрее разберется, откуда какие цифры возникли в том или ином документе. Об этом требовании скажите заранее. Хранят их не все. Если спустя два-три месяца ваша бухгалтерия все еще находится в стадии становления — необходимо провести анализ ее деятельности. Как и любой другой анализ, лучше всего производить его письменно. Вам необходимо понять, меняется ли характер задач, стоящих перед бухгалтерией, появляются ли новые задачи или происходит простое увеличение объемов прежних работ. Перед бухгалтерией каждый месяц могут появляться новые проблемы. Например, ввод в эксплуатацию кассового аппарата, появление внешнеэкономической деятельности, появление лицензированной деятельности и пр. В этом случае бухгалтер вынужден непрерывно добавлять новые схемы работы. Подчеркиваю, схемы работы. Это по-прежнему типовые операции. Введя и освоив их один раз, далее бухгалтер все делает по-накатанной. Объем работ, конечно, возрастает. Бухгалтерию может лихорадить от этого. В любом случае, в обозримом будущем становление бухгалтерского учета в организации все равно должно закончиться, и будет возрастать только количество работы. Учтите, что отсутствие новых проблем не означает уменьшения объема работ. Меньше бухгалтерии работать не приходится. Мне встречался подход, когда руководство решало, что если все налажено, то бухгалтеру делать уже нечего и можно снизить зарплату. Это далеко не всегда так. Бухгалтерия — нудный, монотонный, кропотливый и объемный труд, требующий внимательности и системности. Хорошая организация труда — не повод для снижения зарплаты. Вот для увольнения какого-либо сотрудника бухгалтерии и повышения зарплаты оставшимся — повод, для премии — повод, а для снижения зарплаты — нет. Также учитывайте, что даже если в каком-либо месяце или квартале организация сработала меньше, чем обычно (например, в январе), то это не значит, что у бухгалтера значительно уменьшился объем работ. Все равно остаются зарплата, ведомости, кассовая книга и пр.
Сайт управляется системой uCoz
|